Kesalahan Umum dalam Pengelolaan Petty Cash dan Cara Menghindarinya – EF EFEKTA English for Adults

Petty cash atau kas kecil adalah dana tunai yang disediakan perusahaan untuk keperluan operasional harian yang tidak bisa ditunda, seperti membeli ATK, biaya parkir, atau konsumsi rapat mendadak. Meski jumlahnya kecil, jika tidak dikelola dengan baik, petty cash bisa menjadi celah pemborosan yang merugikan perusahaan.

Untuk itu, penting memahami fungsi petty cash dalam keuangan, yaitu memastikan pengeluaran kecil tetap tercatat dengan rapi dan mendukung kelancaran aktivitas operasional tanpa perlu proses reimbursement yang rumit.

Namun, masih banyak perusahaan — terutama UMKM dan startup — yang melakukan kesalahan dalam pengelolaan petty cash. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dan cara menghindarinya:

1. Tidak Ada Prosedur Tertulis

Tanpa prosedur yang jelas, setiap karyawan bisa mengakses petty cash tanpa batasan.
Solusi: Buat kebijakan tertulis mengenai batas maksimal pengeluaran, jenis pengeluaran yang diperbolehkan, dan prosedur pencatatan.

2. Tidak Menyimpan Bukti Pengeluaran

Struk atau nota sering kali hilang, membuat pelacakan pengeluaran menjadi sulit.
Solusi: Wajibkan setiap pengambilan dana dilengkapi bukti transaksi dan buat laporan harian atau mingguan.

3. Pencatatan Manual yang Tidak Konsisten

Pencatatan manual rentan terhadap kesalahan atau penghapusan data.
Solusi: Gunakan aplikasi atau software keuangan sederhana untuk mencatat setiap transaksi petty cash.

4. Tidak Melakukan Rekonsiliasi Rutin

Dana di laci bisa tidak sesuai dengan catatan karena tidak pernah dicek ulang.
Solusi: Lakukan rekonsiliasi secara rutin, misalnya setiap akhir pekan atau bulan, untuk memastikan saldo sesuai dengan catatan.

Kesimpulan

Fungsi petty cash dalam keuangan bukan hanya memudahkan operasional, tapi juga mencerminkan disiplin dan ketertiban keuangan perusahaan. Hindari kesalahan umum di atas dengan sistem pengelolaan yang tertib, transparan, dan modern.

Ingin bisa memahami istilah keuangan global seperti petty cash dalam bahasa Inggris dengan percaya diri? Bergabunglah bersama EF EFEKTA English for Adults dan tingkatkan kemampuan English-mu untuk mendukung karier profesional dan bisnis! Daftarkan diri anda sekarang juga!